邮件存档服务

邮件存档服务是指,复制保存所有已收发电子邮件的信息,能够在必要时进行检索・抽取・阅览等统一管理公司内部邮件的服务。
メールアーカイブサービスの関係図
随着电子邮件作为信息传达手段的重要性的提高,在企业内部发送邮件的企业・个人信息泄露的防止、以内部统制为目的数据的长期保存、邮件数据备份对策等,公司规模的能够统一管理邮件数据的结构(邮件存档)成为聚焦点。 但是与此同时,[邮件存档]的导入,不只是初期成本,在运用成本方面都是企业的一大负担。 A.T.Works把初期・运用方面作为ASP服务,以企业容易导入的价格提供主机服务。请利用一个月的免费体验服务。

利用价格表

项目 内容 一年利用价格
存档基本内存 10GB 4,800元
初期设定费 – – – 1,500元
增加容量 10GB 3,800元
外部存储器※ 20GB 2,800元
※外部存储器为长期保存用(必要时可以联系A.T.Works后,利用抽取・阅览功能)

搜索条件

  • 发送人(From),接收者(To),抄送邮址(Cc)
  • 邮件日期(Date&Time)
  • 主题(Subject)
  • 附件名称
  • 搜索管理者:提供邮件存档专用登陆ID/密码
  • 阅览要求:每次阅览要求把[阅览用I/D]以邮件方式通知要求者
※根据顾客的利用目的可以相应的调整结构。

邮件存档服务的导入効果

信息泄露对策

保存全部收发邮件并统一管理,故可以防止由邮件引起的不正当的信息外露。

「作為证据的高信頼度邮件」的确保

万一发生事故时可以根据邮件存档的搜索追踪调查。另外,由于存档服务器内保存的邮件根本无法篡改,所以将成为高信赖度的证据。

提高业务効率(防止私用邮件)

由于公司内部众所周知所有的收发邮件都被存档,故可以发挥抑制私用邮件的效果。私用邮件的减少能够提高业务效率。

内部统制对策(J-SOX法)

J-SOX法对于各企业来说要求以下必要条件。
  • 利用政策(每个用户的利用服务限制等)
  • 监查(以发送邮件为主内容的检查等)
  • 存档(指定期间所有收发邮件的保存・搜索・阅览等)
  • 取证(履历的保存和报告)
与此对应,A.T.Works/shanghai的邮件存档服务,可以保存企业内的所有收发邮件及指定期间内邮件的搜索和阅览,所以将成为J-SOX法的有效对应手段。

备份

当邮件服务器或者员工PC里保存的邮件数据故障时,,可以利用存档服务期对数据进行恢复。

业务的持续性确保

即使员工PC破损、被盗的情况下,利用存档的邮件数据进行恢复可以使邮件的交谈重新进行。

导入实例

Case.01

因为失业者删除了以前利用的个人电脑内邮件「过去的资料」,不能向新任者继承的情况屡次发生。

Case.02

由于管理者、干部等使用的电脑的HPP毁损,导致包括附件「财务报表」在内的「重要文件」损失。

Case.03

由于被发现进行不正当交易的当事人电脑里证据(邮件)被删除,支付了通常情况下的退职金。 放弃诉讼,结果反而以不正当解雇为名义而被告。

Case.04

长期未收回货款的顾客,以一年前的「报价」与「价格」不一样作为不支付理由拒绝支付。「价格变更」通知邮件找不到。